A Facema está investindo no processo de digitalização da Secretaria Acadêmica, visando assegurar a preservação dos documentos em meio digital. Esse método já vem sendo adotado por órgãos federais, estaduais e municipais. O sistema digital guarda de forma segura as informações da instituição, além de garantir a fácil recuperação, se por acaso surgirem situações de risco, como questões climáticas ou mau manuseio. 
Os colaboradores da Secretaria Acadêmica da IES participaram entre os dias 05 e 06 de outubro, de um treinamento e capacitação com a equipe da Consultoria em Assuntos Educacionais – CONSAE, comandada pelo representante da secretaria acadêmica digital da empresa, Tiago Muriel Cardoso.
Os funcionários foram orientados a realizar o arquivamento de documentos da secretaria utilizando a nova técnica, que abrange além do ponto de vista tecnológico também o jurídico. Para isso, foram adquiridos pela Facema, o novo sistema e também equipamentos necessários para o serviço de digitalização. Segundo o Gerente do TI - Tecnologia da Informação, Murilo Carneiro, os trabalhos de digitalização já foram iniciados e a meta é de que até o final o ano, esteja concluído a digitalização de todos os documentos e processos da secretaria acadêmica da IES.
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“Após essa etapa, posteriormente queremos agregar o serviço de digitalização de documentos para as demais áreas de negócios da instituição, o que vai facilitar para todo mundo, alunos e funcionários, onde o acesso às informações será de forma rápida, segura e dinâmica.”
Dentre as vantagens do armazenamento de informações em meio digital estão, a possibilidade de várias cópias de segurança, economia gerada com custo de papel e impressão, além do espaço físico extra da guarda de acervo, bem como da questão ambiental.
Para o Representante da Secretaria Acadêmica Digital da empresa CONSAE Tiago Muriel Cardoso, a Facema está inovando por ser uma das primeiras instituições no interior do Maranhão, a fazer a implantação do sistema de digitalização. “Apenas uma instituição em São Luís tem essa solução, e na região Norte e Nordeste do país, tem poucas instituições que se preocupam com isso, realmente voltadas para esse lado da responsabilidade social e ambiental que hoje é muito importante. O objetivo é melhorar a vida de todo mundo e para que isso aconteça temos que usar tecnologia de ponta, e sem dúvida a iniciativa da Facema foi muito boa, por isso que é uma instituição que se destaca, já que se coloca à frente das demais na região, então, afirmo que a Facema está preparada para receber um projeto como este, porque está preparada, com bons processos, bons procedimentos, com tecnologia e uma boa equipe.”
